Gmail est l’un des fournisseurs de services de messagerie les plus populaires sur le Web. C'est définitivement devenu le premier fournisseur de services de messagerie laissant derrière lui d'autres géants de la messagerie tels que Yahoo! et Outlook dans la course. Gmail étant l’un des services de messagerie les plus simples et les plus simples à utiliser, cela ne signifie pas pour autant qu’il ne possède aucune fonctionnalité avancée. Il y a beaucoup de fonctionnalités étonnantes qui sont cachées à la vue. Si vous souhaitez améliorer votre expérience Gmail, vous devez absolument apprendre toutes les incroyables fonctionnalités cachées offertes par le service. Nous vous apportons 19 astuces Gmail qui vont certainement améliorer votre expérience de messagerie lorsque vous utilisez Gmail.
1. Activer les indicateurs de niveau personnel
Si vous souhaitez savoir si un e-mail a été envoyé uniquement à vous, à un groupe de personnes ou à une liste de diffusion complète, vous devez activer la fonction "Indicateur de niveau personnel" de votre compte Gmail. Pour activer l'indicateur de niveau personnel, suivez les étapes ci-dessous.
- Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée dans le coin supérieur droit et choisissez Paramètres.
- Dans l'onglet Général, faites défiler pour trouver des indicateurs de niveau personnel.
- Cliquez sur Afficher les indicateurs pour activer la fonctionnalité dans votre compte.
(>) Une seule flèche signifie que le courrier électronique vous a été envoyé, à vous et à un groupe de personnes. (>>) La double flèche signifie que l'e-mail n'a été envoyé qu'à votre adresse e-mail. Pas de flèche signifie que l'e-mail a été envoyé à une liste de diffusion.
2. Annuler les emails envoyés
C'est l'une des fonctionnalités les plus étonnantes que Google a introduites pour les comptes Gmail. Vous pouvez maintenant annuler l’envoi dans Gmail. Cela signifie qu'après l'envoi d'un email, vous pouvez l'annuler pour que le destinataire ne reçoive pas votre email. Cela est très pratique lorsque vous envoyez un courrier électronique à la mauvaise personne ou lorsque vous faites une erreur dans votre courrier électronique et que vous souhaitez rectifier. L'activation de cette fonctionnalité peut vous éviter de commettre des erreurs. Annuler l'envoi vous donne jusqu'à 30 secondes pour annuler l'e-mail envoyé. Suivez les étapes ci-dessous pour activer la fonction d'annulation d'envoi dans votre compte Gmail.
- Cliquez sur l'icône d'engrenage et allez dans Paramètres.
- Dans l'onglet Général, recherchez la fonction d'annulation d'envoi et activez-la.
- Vous pouvez également choisir la période d'annulation qui vous convient.
- Enregistrez les modifications pour activer la fonctionnalité dans votre compte Gmail.
3. Ajoutez vos courriels aux tâches
Parfois, vous n'avez tout simplement pas envie de répondre tout de suite aux courriels. Si tel est votre cas, vous devez vous assurer de répondre aux e-mails dans les délais impartis, sinon vous risquez de ne jamais répondre à l'e-mail. Vous n'avez pas besoin d'un réveil pour vous rappeler qu'un courrier électronique nécessite votre attention. Vous pouvez ajouter un courriel aux tâches qui vous rappellera régulièrement tous les courriels figurant dans votre liste de tâches. Pour ajouter un courrier électronique à la liste des tâches, suivez les étapes ci-dessous.
- Sélectionnez n'importe quel email (ou plusieurs emails).
- Cliquez sur le bouton "Plus" en haut.
- Cliquez sur «Ajouter aux tâches» et vos courriels seront ajoutés à la liste des tâches.
- Pour vérifier votre liste de tâches, cliquez sur le menu déroulant «Gmail» en haut à gauche et sélectionnez Tâches pour ouvrir la liste.
4. Lire Gmail hors connexion
Combien de fois avez-vous souhaité lire vos e-mails même sans connexion Internet active? Si vous l'avez souhaité à de nombreuses occasions, vous serez heureux de savoir que vous pouvez réellement lire tous vos courriels hors ligne. Il vous suffit d'installer l'extension Gmail Offline dans Google Chrome et de commencer à lire tous vos e-mails hors connexion. Pour installer et activer Gmail hors connexion, suivez les étapes ci-dessous.
- Allez dans Paramètres et cliquez sur l'onglet Hors ligne.
- Cliquez sur Installer Gmail hors connexion et laissez-le s'installer.
- Une fois installé, laissez-le synchroniser tous vos courriels pour une consultation hors connexion et vous êtes prêt pour Gmail hors connexion.
5. Importer des courriers et des contacts depuis d'autres comptes
Si vous souhaitez utiliser un seul compte Gmail pour tous vos besoins en matière de messagerie, vous serez surpris de savoir que vous pouvez réellement supprimer tous vos autres comptes de messagerie en faveur de Gmail. Vous pouvez également importer tous les courriels et contacts de vos autres comptes avant de les abandonner. Pour importer un courrier et des contacts, suivez les étapes ci-dessous.
- Allez dans Paramètres> Comptes et importation
- Cliquez sur Importer le courrier et les contacts.
- Suivez les instructions pour les différents fournisseurs de services de messagerie.
- Profitez de tous vos mails et contacts au même endroit
6. Nettoyer les réponses plus longues
Lorsque vous continuez à envoyer et à recevoir des e-mails en un seul fil, les réponses peuvent devenir rapidement compliquées. Un fil de réponses plus long peut être très irritant lorsque vous souhaitez trouver une réponse spécifique et la citer. Toutefois, Gmail dispose d'une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de sélectionner des phrases spécifiques et de les citer dans votre réponse au lieu de l'intégralité de l'e-mail. Il suffit de surligner le texte auquel vous faites référence et de cliquer sur répondre pour envoyer un email avec le texte cité. Pour activer la fonctionnalité de texte Citation sélectionnée, suivez les étapes ci-dessous.
- Allez dans Paramètres> Labs
- Activer le texte sélectionné avec citation en cliquant dessus
- Enregistrez les modifications et vous avez terminé.
7. Les réponses prédéfinies facilitent la réponse rapide
Si vous vous retrouvez à envoyer le même email encore et encore, vous ne devriez pas le faire manuellement. Gmail propose une fonctionnalité intéressante appelée «Réponses prédéfinies» qui vous permet d'ajouter des modèles de courrier électronique personnalisés dans la bibliothèque et de les envoyer à quiconque en un seul clic. Vous n'êtes pas obligé d'écrire les mêmes courriels encore et encore lorsque vous pouvez simplement les envoyer d'un simple clic.
- Allez dans Paramètres> Labs
- Activez les réponses prédéfinies en cliquant dessus.
- Enregistrez vos modifications.
Lorsque vous composez un courrier électronique, cliquez simplement sur le bouton Plus d'options et sélectionnez votre réponse prédéfinie préférée. Vous pouvez également configurer des filtres pour envoyer des réponses prédéfinies automatiques.
8. Envoyer un courrier électronique à partir d'autres adresses électroniques
Grâce à cette astuce Gmail, vous pouvez également envoyer des e-mails à partir de plusieurs autres comptes de messagerie directement à partir de Gmail sans avoir à ouvrir d'autres services de messagerie individuellement. Suivez les étapes ci-dessous pour activer cette fonctionnalité.
- Allez sur Paramètres> Comptes et importation
- Cliquez sur "Ajouter une autre adresse e-mail que vous possédez"
- Ajoutez votre adresse e-mail et vous pourrez également envoyer un e-mail via la nouvelle adresse.
9. Planifiez et suivez vos emails
Cela aurait dû être une fonctionnalité intégrée à Gmail, mais malheureusement ce n’est pas le cas. Cependant, vous pouvez installer l'incroyable plugin Boomerang pour vous aider à planifier vos emails et également garder une trace de vos emails. Vous pouvez planifier vos emails et Boomerang l'enverra exactement à la date et à l'heure spécifiées.
Vous pouvez également demander des accusés de réception, ce qui signifie que vous recevrez une notification lorsque votre email sera ouvert et lu par le destinataire. Une fois installé, vous obtiendrez un bouton «Envoyer plus tard» pour planifier vos emails et un bouton «Demander un accusé de réception et le suivi des clics» pour savoir. si vos courriels ont été lus ou ouverts.
Vous pouvez également utiliser SideKick by Hubspot pour suivre les ouvertures de courrier électronique.
10. Activer le bouton Envoyer et archiver
Si vous souhaitez désencombrer votre boîte de réception et archiver tous les e-mails auxquels vous avez déjà répondu, vous devez activer la fonctionnalité Envoyer et archiver dans Gmail. Cela déplacera tous les courriels que vous avez répondu aux archives. Garde votre boîte de réception propre.
- Allez dans Paramètres> Général
- Cliquez sur «Afficher le bouton Envoyer et archiver dans les réponses».
- Enregistrez vos modifications.
11. Recherche avancée
Si vous souhaitez effectuer une recherche dans votre boîte de réception Gmail, vous pouvez utiliser la fonction de recherche avancée. Cliquez simplement sur la flèche grise déroulante devant le champ de recherche pour ouvrir un nouveau menu avec des fonctions de recherche avancées. Vous pouvez maintenant rechercher des emails spécifiques en incluant les mots-clés dans les champs. Il existe d'autres mots-clés de recherche qui vous aideront à affiner votre recherche.
- Pour rechercher un courrier électronique à partir du mot clé 1 ou du mot clé 2, vous pouvez taper le mot clé 1 OU le mot clé 2 dans le champ de recherche. Par exemple: de: Dilawar OU de: Devinder . Il vous apportera tous les emails et le contenu correspondant à vos mots-clés.
- " Has: Attachment " fera apparaître tous les courriels contenant une pièce jointe. Vous pouvez affiner davantage votre recherche en ajoutant le courrier électronique de quelqu'un d'autre pour trouver tous ses courriels comportant une pièce jointe, tels que Has: attachment from: [email protected] . Cela fera apparaître tous les emails de Dilawar qui ont une pièce jointe.
Il existe de nombreux autres mots clés que vous pouvez ajouter à vos recherches pour les affiner et identifier le courrier électronique que vous recherchez. En savoir plus sur tous les mots-clés ici .
12. Ajouter de beaux thèmes à votre boîte de réception
Si changer le style de votre boîte de réception ne suffit pas, vous pouvez également modifier le thème complet de votre boîte de réception Gmail. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis choisissez Thèmes. Vous pouvez choisir parmi des centaines de beaux thèmes ou télécharger votre propre photo et l'utiliser comme thème de votre boîte de réception.
13. Utilisez les raccourcis clavier pour gagner du temps
Vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant les raccourcis clavier dans Gmail pour rendre les choses plus rapides et plus simples. Appuyez sur Shift +? pour ouvrir une fenêtre contextuelle contenant tous les raccourcis clavier et cliquez sur Activer pour utiliser tous ces raccourcis dans votre boîte de réception Gmail.
14. Icône d’authentification pour les expéditeurs vérifiés
De nombreux escrocs et spammeurs essaient d'envoyer des courriels en simulant des sources dignes de confiance. Si vous voulez vous assurer que vos courriels proviennent réellement de sources authentiques, cochez «Icône d'authentification pour les expéditeurs vérifiés». Accédez à Paramètres> Travaux pratiques et activez cette fonctionnalité pour votre boîte de réception Gmail.
1 5. Dernière activité sur le compte
Si vous pensez que quelqu'un d'autre pourrait avoir accès à votre compte et lire vos e-mails, vous pouvez facilement vérifier l'activité de votre compte pour voir si quelqu'un d'autre a accédé à votre compte à votre insu. Faites défiler la page principale et vous trouverez « Dernière activité du compte: il y a x minutes », cliquez sur « Détails » pour ouvrir une nouvelle fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez voir toutes les adresses IP et tous les appareils utilisés pour accéder à votre compte. Vous pouvez également déconnecter tous les autres périphériques à partir de cette fenêtre.
16. Débarrassez-vous des courriels en prenant de la place
Si vous manquez d'espace de stockage dans votre compte Gmail et que vous ne voulez pas investir dans un espace de stockage supplémentaire, vous pouvez récupérer une partie de votre espace de stockage en supprimant les courriels contenant des pièces jointes plus volumineuses. Vous pouvez lancer une recherche « a: taille de la pièce jointe: 5 Mo » pour trouver tous les courriels ayant une pièce jointe de 5 Mo ou plus. Vous pouvez supprimer en masse tous ces courriels pour économiser de l’espace de stockage dans votre compte.
17. Activer le répondeur automatique de vacances
Lorsque vous êtes en déplacement ou que vous n’avez pas accès à Internet pour une raison quelconque, vous pouvez activer la fonction de réponse automatique de Gmail pour répondre à tous les e-mails avec un modèle simple que vous avez spécifié. Pour activer le répondeur automatique de vacances, suivez les étapes ci-dessous.
- Rendez-vous sur Paramètres> Général
- Faites défiler vers le bas pour trouver le répondeur automatique et activez-le.
- Insérez votre message électronique personnalisé qui sera envoyé à tous les courriels entrants en réponse.
- Enregistrez vos modifications et vous avez terminé.
18. Laissez les autres accéder à votre compte Gmail
Lorsque vous êtes trop occupé pour consulter vos courriels et y répondre, vous pouvez laisser d'autres personnes accéder à votre compte et effectuer ces tâches sans avoir à leur donner vos informations personnelles (mot de passe). Vous pouvez ajouter d'autres comptes de messagerie dans votre compte Gmail pour les laisser lire tous vos courriels et répondre en votre nom. Cette astuce de Gmail est très pratique lorsque vous êtes trop occupé pour vérifier votre boîte de réception.
- Allez dans Paramètres> Comptes et importation
- Cliquez sur "Ajouter un autre compte" à côté de "Accorder l'accès à votre compte".
- Suivez les étapes pour ajouter un autre compte et lui donner accès à votre compte Gmail.
19. Fusion de courrier Gmail
Lorsque vous souhaitez envoyer le même message à tous vos destinataires mais que vous souhaitez également lui donner une touche personnalisée en adressant à chaque destinataire son nom et son prénom, vous devez le faire manuellement. Cependant, vous pouvez utiliser le Yet Another Mail Merge pour envoyer automatiquement des emails personnalisés à tous vos destinataires. Tout ce que vous avez à faire est de créer une feuille de calcul dans Google Sheets avec le préfixe, prénom, nom et adresse e-mail de vos destinataires. Cette extension étonnante personnalisera automatiquement votre adresse e-mail pour chaque personne en extrayant les données de Google Sheets.
Espérons que toutes ces astuces gmail vous aideront à améliorer votre expérience et à tirer le meilleur parti de votre boîte de réception. Faites-nous savoir si vous avez des astuces supplémentaires pour Gmail. Partagez-les dans la section commentaires.
