Google Drive est l'un des services de stockage en nuage les plus utilisés, en partie parce qu'il est automatiquement intégré à chaque compte Google. Le service offre des fonctionnalités vraiment intéressantes, à la fois pour le stockage de fichiers et pour la création de documents partagés, hébergés dans le cloud, de feuilles de calcul, de diapositives et bien plus encore. Bien que Google Drive soit utilisé par un grand nombre de personnes, il se peut que tout le monde ne connaisse pas toutes les fonctionnalités intéressantes offertes par le service cloud et la pléthore de modules complémentaires disponibles.
Dans cet article, nous aborderons les astuces les plus intéressantes de Google Drive, leur utilisation et la manière dont elles peuvent vous aider à augmenter votre productivité sur le service. Poursuivez votre lecture pour découvrir toutes les astuces de Google Drive:
1. Presse-papiers Web
Le presse-papiers Web est l'une des fonctionnalités intéressantes offertes par Google Drive dans ses applications Web Docs et Sheets. Le Presse-papiers Web est capable de stocker les éléments que vous y copiez. Alors, en quoi est-ce différent du presse-papiers de nos appareils? Eh bien, il existe deux différences essentielles entre le Presse-papiers d'un appareil (tel qu'un Mac) et le Presse-papiers Web proposé dans Google Drive:
- Le Presse-papiers Web peut contenir plusieurs éléments copiés, alors que le presse-papiers standard d'un périphérique ne contient généralement que le dernier élément copié. Cela signifie que vous pouvez utiliser le Presse-papiers Web pour copier un grand nombre d’éléments, puis les coller où vous le souhaitez (dans Google Drive).
- Le Presse-papiers Web est également capable de copier et coller des données entre différentes feuilles . Ainsi, vous pouvez copier du texte d’une feuille, puis le coller dans une autre feuille. C'est absolument incroyable.
Toutefois, la copie de texte à l'aide de touches de raccourci clavier telles que «Ctrl + C» ne fonctionne pas . Pour copier du texte dans le Presse-papiers Web, vous devez le sélectionner. Sélectionnez Edition -> Presse-papiers Web -> Copier la sélection dans le Presse-papiers Web .
2. Dactylographie
Lorsque vous créez un fichier Google Documents, vous pouvez utiliser le système de synthèse de la parole en texte de Google pour taper à l'aide de votre voix. Cela fonctionne étonnamment bien aussi. Mieux encore, l'outil de reconnaissance vocale peut également comprendre des commandes telles que «nouvelle ligne» et «point». Il y répond en créant une nouvelle ligne ou en insérant un point dans le texte.
Malheureusement, cette fonctionnalité ne fonctionne pas sur Safari (car Safari ne prend pas en charge WebRTC), mais sur la plupart des principaux navigateurs, notamment Google Chrome, Firefox, Edge, etc. Pour utiliser la saisie vocale, vous devez simplement vous rendre dans Outils. -> Saisie vocale dans un fichier Google Documents.
3. Ajouter des liens vers des documents sans quitter l'application Web
Devoir constamment chercher des éléments sur le Web, copier leurs liens et les ajouter à un document peut rapidement devenir ennuyeux et fastidieux. Google Drive corrige également ce problème. Vous pouvez simplement sélectionner le texte sur lequel vous souhaitez créer un lien hypertexte et appuyer sur « Cmd + K » ou « Ctrl + K ». Cela ouvrira une petite boîte de dialogue juste en dessous du texte sélectionné, dans laquelle vous pourrez rechercher des mots-clés et choisir le lien approprié, qui deviendra automatiquement hyperlié dans le document.
4. Publier des fichiers sur le Web
Google Drive propose également une fonctionnalité permettant de publier des fichiers Docs, des feuilles ou des diapositives sur le Web. Cela évite la nécessité de partager des liens vers la doc avec des personnes. Les éléments publiés sur le Web à l'aide de Google Drive peuvent être partagés via un lien ou intégrés dans une page Web. La meilleure partie de l'utilisation de la fonctionnalité de publication sur le Web de Google Drive est que vous pouvez le configurer pour qu'il soit mis à jour chaque fois que vous apportez des modifications au fichier. Cela signifie que le contenu publié sera automatiquement mis à jour chaque fois que vous apportez une modification au fichier d'origine.
Pour publier un fichier sur le Web, vous pouvez simplement l'ouvrir dans Google Documents et accéder à Fichier -> Publier sur le Web.
5. Afficher les raccourcis clavier de Google Drive
Si vous êtes un peu comme moi, vous préférez utiliser le clavier pour naviguer le plus possible autour de vos appareils. L'utilisation de raccourcis clavier est non seulement plus facile, mais permet également de gagner un temps précieux. Si vous n'êtes pas convaincu, considérez ce qui est plus facile: copier du texte en utilisant “Ctrl + C” ou en faisant un clic droit et en sélectionnant “Copier”? Cela s'applique à presque tout ce que nous faisons sur nos appareils, et Google Drive ne fait pas exception.
Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les raccourcis clavier fonctionnant dans l'application Web de Google Drive, vous pouvez simplement appuyer sur “Ctrl + /” pour afficher une carte contenant tous les différents raccourcis clavier disponibles dans Google Drive.
6. OCR sur les images et les PDF
Google Drive possède également une fonctionnalité d'OCR plutôt soignée, dissimulée dans l'application Web (et dans l'application Android, malheureusement pas dans l'application iOS). Cette fonctionnalité peut reconnaître le texte contenu dans vos images et vos PDF et créer un fichier Google Docs modifiable et interrogeable. N'est-ce pas génial? La limite de cette méthode réside dans le fait que le texte doit être parfaitement écrit et doit de préférence contraster correctement avec le reste de l'image, sinon l'OCR risque de ne pas être en mesure de reconnaître le texte correctement.
De plus, OCR sur Google Drive ne conserve pas le formatage intact lorsqu'il convertit le document en fichier Google Docs. Cela signifie que tout texte mis en forme sera reconnu comme du texte normal, sans aucune mise en forme.
Pour utiliser l'OCR sur vos images ou vos PDF, il vous suffit de les télécharger sur Google Drive. Ensuite, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez " Ouvrir dans Google Documents ". Google Drive convertira alors l'image / PDF en un fichier "texte uniquement" éditable.
J'ai testé les fonctionnalités d'OCR de Google Drive en créant un exemple JPEG composé d'un texte, d'un tableau, d'un texte mis en forme et de texte dans les polices de calligraphie.
Ce n’est en aucun cas la meilleure reconnaissance que vous puissiez obtenir sur un OCR, mais cela fonctionnera pour vos besoins de base. Si vous avez besoin d’un logiciel de ROC capable de reconnaître et d’extraire parfaitement le texte, les données et le formatage de vos documents, vous pouvez consulter notre article sur le meilleur logiciel de ROC.
7. Voir vos fichiers triés par taille
Google Drive trie les fichiers et les dossiers téléchargés selon la règle «Dernier modifié en premier». Cela peut être utile car cela garantit que les fichiers que vous avez téléchargés le plus récemment sont présents en haut, pour un accès facile. Toutefois, si l'espace disponible sur votre compte Google Drive est insuffisant, vous souhaiterez peut-être trier les fichiers en fonction de leur taille afin de déterminer le meilleur emplacement pour économiser de l'espace.
Bien qu'il n'y ait pas de moyen direct de le faire, vous pouvez toujours demander à Google Drive de classer les fichiers par taille, en procédant comme suit:
- Sur la page d'accueil de Google Drive, survolez l'option " Mettre à niveau le stockage " en bas du panneau de gauche avec la souris .
- Cela fera apparaître une fenêtre avec la répartition de votre utilisation, cliquez sur « Drive », et Google Drive triera tous vos fichiers par taille.
8. Vérifiez votre écriture pour le plagiat et les erreurs de grammaire
Google Drive propose de nombreux modules complémentaires qui peuvent considérablement augmenter la productivité et l'efficacité de l'utilisation de services Google tels que Google Documents, Google Feuilles, etc. Ce module complémentaire s'appelle ProWritingAid. Il s'agit d'un outil qui permet de contrôler votre document. des erreurs grammaticales, des erreurs d’orthographe et du plagiat, entre autres.
L'outil lui-même est payant (commence à 40 USD pour un an), mais il offre un essai de 14 jours. Vous pouvez donc l'essayer avant de dépenser de l'argent.
9. Enregistrer automatiquement les courriels et les pièces jointes sur Google Drive
Un autre complément pour Google Sheets, appelé Enregistrer les e-mails et les pièces jointes, fait exactement ce que son nom implique. Vous pouvez définir des règles en fonction de facteurs tels que l'ID de messagerie de l'expéditeur, l'objet, la taille du message, les pièces jointes, etc. Le module complémentaire s'exécute automatiquement toutes les heures et synchronise les courriers électroniques de votre compte de messagerie Gmail dans une feuille de calcul . Il enregistre également une copie de l'e-mail au format PDF dans Google Drive, ainsi que toutes les pièces jointes qu'il contient.
Le module complémentaire peut également être exécuté manuellement si nécessaire, en accédant à Compléments -> Enregistrer les courriels et les pièces jointes -> Gérer les règles -> Exécuter manuellement.
10. Ajouter plusieurs lignes et colonnes à Google Sheets
Google Sheets est un outil très complet qui fournit presque toutes les fonctionnalités de tableur dont quelqu'un pourrait avoir besoin. Combinez cela avec la pléthore de modules complémentaires disponibles pour Google Sheets et vous verrez à quel point cela peut être incroyablement puissant. Toutefois, l'un des inconvénients de Google Sheets est qu'il ne permet pas aux utilisateurs d'ajouter plusieurs lignes et colonnes dans la feuille. Cela permet uniquement d'ajouter des lignes et des colonnes une par une, mais cela peut devenir fastidieux si vous devez ajouter plusieurs lignes et / ou colonnes à la feuille de calcul. Pour combler ce manque criant de fonctionnalités, vous pouvez utiliser un module complémentaire appelé «Ajouter des lignes et des colonnes». Cet ajout vous permet d'ajouter facilement plusieurs lignes et colonnes dans Google Sheets.
Devenez Google Drive Ninja!
Maintenant que vous connaissez ces astuces et les fonctionnalités qui augmentent les add-ons pour divers services Drive, tels que Docs, Sheets, etc., vous pouvez les intégrer à votre flux de travail quotidien pour gagner en productivité et en efficacité tout en utilisant le service en nuage de Google. Google Drive propose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui peuvent être déverrouillées à l’aide d’add-ons et d’applications chrome qui fonctionnent avec. Il existe un certain nombre d'autres add-ons et applications que vous devriez extraire de la boutique en ligne Chrome et de Google Documents, Feuilles et Diapositives.
Si vous connaissez un add-on, une astuce ou une application Chrome pour Google Drive qui, selon vous, aurait pu nous échapper dans cet article, n'hésitez pas à nous en informer. Nous aimerions également savoir comment vous utilisez Google Drive pour être plus productif, à la fois personnellement et au travail. Partagez vos expériences avec Google Drive et vos réflexions sur son utilisation dans la section commentaires ci-dessous.
