Presque tout le travail des employés dans les bureaux s’effectue à l’aide d’un programme magique appelé Microsoft Excel. Si vous le regardez pour la première fois, cela ressemble à un programme avec uniquement des tables et des emplacements pour la saisie de données, mais cette description ne suffit pas. la capacité réelle de ce programme. Excel peut tout faire, de la gestion de vos comptes bureautiques à la gestion des données nécessaires à la gestion de tout un pays, il vous suffit de savoir comment les utiliser. Ici, dans cet article, quelques trucs et astuces Excel vraiment intéressants sont mentionnés, qui peuvent aider de nombreux utilisateurs à améliorer leur utilisation d’excel jusqu’à présent.
1. Ajouter des raccourcis au menu principal
Il y a beaucoup d'outils que nous souhaitons toujours avoir à portée de clic, mais nous devons surtout faire plus que quelques clics et aussi un peu de recherche pour arriver à l'outil que nous souhaitons utiliser. Si nous regardons dans le coin supérieur gauche de notre fenêtre Excel, nous verrons une petite icône Excel, le long de laquelle se trouveront trois petites icônes, l’une représentant Enregistrer, et les deux autres étant annulant et rétablissant.
Ce sont les raccourcis que Excel fournit pour notre facilité. L'autre chose que Excel fournit, c'est l'option de mettre plus de raccourcis à cet endroit. Pour ce faire, vous devez cliquer sur une flèche à droite de annuler et rétablir qui dit Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide lorsque vous la survolez.
En appuyant dessus, vous aurez la possibilité de sélectionner l'outil que vous souhaitez ajouter à votre barre d'outils d'accès rapide (l'emplacement en haut à gauche où enregistrer, annuler et rétablir sont présents). Par exemple, si nous cliquons sur l'option "Nouveau", nous obtiendrons l'icône pour créer un nouveau fichier dans notre barre d'outils.
2. Ajouter des lignes diagonales
Nous pouvons ajouter des lignes diagonales dans nos cellules par une méthode simple de formatage qui permet Excel. Pour cela, il nous suffit de sélectionner une cellule dans laquelle nous souhaitons ajouter une ligne diagonale. Lors de la sélection de la cellule, vous devez ouvrir les options en cliquant avec le bouton droit de la souris. Dans les options, il faudrait cliquer sur l'option Formater les cellules.
Lorsque nous cliquons sur l'option Formater les cellules, nous verrons une boîte de dialogue dans laquelle nous devrons cliquer sur l'option de bordure, surlignée en rouge, dans la bande supérieure. Ensuite, nous pouvons cliquer sur l'autre option en surbrillance qui nous montre le format d'une diagonale dans la cellule. Il y en a une autre dans la boîte de dialogue que vous pouvez trouver vous-même.
Si vous appuyez sur ok après avoir sélectionné la ligne diagonale car le style de bordure créera une ligne diagonale dans la cellule dans laquelle nous voulions insérer notre ligne diagonale. Pour ajouter du texte au-dessus et au-dessous de la ligne diagonale, vous devez entrer quelque chose dans la cellule et puis appuyez sur Alt + Entrée pour passer à la ligne suivante, puis tapez quelque chose d'autre dans la deuxième ligne que nous devons avoir au-dessous de notre ligne diagonale. Un problème ici est que nous devons nous occuper de l'alignement de notre texte au-dessus et au-dessous de la diagonale à l'aide de la barre d'espace.
Chaque fois que nous tapons quelque chose dans une cellule dans Excel, nous pouvons toujours le couper d'un endroit à un autre en cliquant d'abord avec le bouton droit de la souris sur la cellule et en appuyant sur couper, puis en la collant dans une autre cellule. Une autre méthode efficace pour faire de même consiste à utiliser la méthode du glisser-déposer. Pour cela, il vous suffit d'aller sur la cellule que vous souhaitez déplacer et de placer votre curseur sur le bord de cette cellule. Un symbole avec 4 flèches pointant dans toutes les directions apparaîtra (ce symbole signifie que vous pouvez maintenant sélectionner la cellule puis la déplacer où vous le souhaitez).
Si vous cliquez maintenant sur ce symbole et déplacez votre curseur dans une autre cellule tout en appuyant dessus, vous verrez que quelque chose arrive avec le curseur. Donc, finalement, si vous allez dans une cellule différente et relâchez le curseur, vous verrez que le contenu des cellules aurait été déplacé vers le nouvel emplacement.
Jusqu'à présent, nous avons discuté de la manière dont nous pourrions déplacer les données d'une cellule à une autre. Une autre fonction que nous utilisons souvent est la fonction de copie. Nous pouvons même effectuer une copie en utilisant cette méthode de glisser-déposer, mais pour cela nous aurions besoin d'appuyer sur Ctrl avant de cliquer sur le symbole dont nous avons parlé dans le texte ci-dessus. Cela entraînera l'apparition d'un nouveau symbole, comme illustré dans la figure ci-dessous. Vous pouvez ensuite garder la touche Ctrl enfoncée, puis essayer de faire glisser la cellule ailleurs, vous constaterez que cette méthode copie le contenu de la cellule au lieu de la déplacer.
4. Restreindre l'entrée
Que se passe-t-il si nous ne voulions qu'un ensemble spécifique de valeurs dans notre feuille et qu'une valeur de données provenant de l'extérieur de notre plage prévue apparaisse? Lorsque vous travaillez sur des projets, cela pose un problème à maintes reprises, ce qui entraîne des problèmes pour les résultats finaux que nous avons l'intention d'obtenir. Afin de nous assurer que seul un certain ensemble de valeurs est ajouté, nous utilisons l'aide de la validation des données. Cela nous permet de restreindre la plage et le type de données que nous prenons en entrée pour notre système.
Pour utiliser la fonction de validation des données, il est nécessaire de sélectionner les cellules dans lesquelles la restriction doit être mise en œuvre, puis sur la bande supérieure, il faut cliquer sur les données.
Après avoir cliqué sur les données, nous devrons cliquer sur Validation des données, comme indiqué dans l'image. Cela nous mènera à la boîte de dialogue dans laquelle nous pouvons définir les valeurs que nous souhaitons pour notre système. Nous devrons ensuite sélectionner le type d'entrée que nous aimerions autoriser dans les cellules sélectionnées en cliquant sur l'option Autoriser dans la boîte de dialogue.
Par exemple, si nous sélectionnons des nombres entiers, nous serions invités à sélectionner la plage des nombres entiers que nous aimerions autoriser. En faisant cela, nous ne pourrions entrer que des données dans la plage que nous avons mentionnée. Prenons un exemple, la fourchette se situe entre 12 et 111.
Dans l'exemple que nous avons pris, vous pouvez constater qu'en entrant une valeur en dehors de cette plage, c'est-à-dire 222, nous obtenons une erreur indiquant que la valeur est invalide et qu'une restriction a été placée par l'utilisateur sur les valeurs pouvant être entrées. dans cette cellule.
5. Obtenir plus de statistiques dans la barre du bas
Chaque fois que nous utilisons Excel pour saisir des données dans nos tableaux sous forme de nombres, nous voyons certaines statistiques ou une sorte de résumé dans la barre d'état ci-dessous. Généralement, il porte la moyenne, le nombre et la somme des données que nous sélectionnons à un moment donné. point de temps.
Excel nous donne certaines options supplémentaires pour le résumé que nous obtenons dans la barre d'état. Pour l'exploiter au maximum, vous pouvez le faire en cliquant avec le bouton droit n'importe où dans la barre d'état, une fois que vous avez cliqué avec le bouton droit sur la barre d'état, vous verrez beaucoup d'options parmi lesquelles les options supplémentaires qu'Excel nous fournit pour la synthèse des données que nous avons sélectionnées. Nous pouvons choisir entre Moyenne, Nombre, Nombre numérique, Minimum, Maximum et Somme. Dans l'image, vous pouvez voir à quoi ressemble notre barre d'état lorsque nous sélectionnons la plupart des options disponibles.
6. Transformer la casse (majuscule, minuscule) du texte
Il y a une petite fonction que nous pouvons utiliser pour transformer la casse de notre texte, la fonction est assez facile à utiliser, il suffit pour cela de taper ' UPPER (text / cell) ' pour les majuscules, ' Lower (text / cell) ' pour les minuscules et enfin ' Proper (text / cell) ' pour créer la première lettre du mot capital. Son utilisation est visible dans les images ci-dessous, avec des cellules indiquant les utilisations supérieure, inférieure et correcte, ainsi que le résultat final obtenu.
7. Organiser le texte de différentes cellules en utilisant '&'
Nous pouvons ajouter du texte provenant de différentes cellules à une seule cellule en utilisant simplement '&'. Pour cela, il suffit de commencer à écrire dans la cellule avec '=', puis de cliquer sur les cellules une par une à ajouter. notre nouvelle cellule, nous aurions également besoin d'ajouter '&' après avoir cliqué sur chaque cellule à ajouter, car cela ajoutera le nom de la cellule sur laquelle nous avons cliqué. Cela ressemblera donc à celui de l'image ci-dessous.
8. Ajout de plusieurs lignes ou colonnes à la fois
Nous savons tous comment ajouter une ligne ou une colonne à notre document Excel, mais nous devons également comprendre que nous pouvons réellement ajouter plusieurs lignes ou colonnes en même temps au lieu d'ajouter une colonne ou une ligne à la fois, puis répéter le processus encore et encore.
Pour cela, nous devons d’abord sélectionner le nombre de lignes que nous aimerions ajouter. Par exemple, si nous devons ajouter 4 nouvelles lignes à notre table existante, nous allons sélectionner 4 lignes (en dessous / au dessus de nous avons besoin d'ajouter des lignes) puis faites un clic droit et cliquez sur insérer. Cela ouvrira une petite boîte de dialogue nous permettant de sélectionner l'action exacte à effectuer sur les lignes / colonnes sélectionnées.
Si nous appuyons sur toute la ligne de la boîte de dialogue, nous aurons 3 lignes ajoutées dans notre tableau. Vous pouvez jouer avec la boîte de dialogue Insérer pour voir quelles autres options vous réservent.
9. Utilisation de la correction automatique
Si vous avez l'habitude d'utiliser des SMS ou, en d'autres termes, un langage abrégé partout où vous écrivez, ou si vous avez déjà fait des erreurs d'orthographe pour certains mots, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de correction automatique de MS Excel à votre adresse. commodité. Pour l'utiliser, vous devez d'abord accéder à Fichier> Options> Vérification> Options de correction automatique . Ici, vous verrez une boîte de dialogue vous permettant de saisir un texte à remplacer par le texte que vous souhaitez remplacer. Vous pouvez ajouter tous les mots que vous avez mal orthographiés, par exemple, je peux utiliser «frnz» comme mot à remplacer par «amis», et chaque fois que j'utilise la mauvaise orthographe (frnz), la correction automatique me corrige (en mettant à sa place).
10. Extraction de données de page Web à l'aide de Data-> From Web
Vous êtes-vous déjà demandé comment vous sentiriez l'extraction de données directement d'un site Web? Supposons que vous voyiez un site Web et que vous souhaitiez analyser un élément particulier à partir des données présentes sur cette page Web. Par exemple, si nous prenons un site Web avec des noms de facultés et transformons directement cette page Web en données Excel à l'aide d'un outil en ligne comme celui-ci, nous obtiendrons un tableau contenant des données converties, que nous pourrons enfin télécharger. sous forme de fichier .csv à afficher sur Excel, dans les données que nous avons dans l'image ci-dessous, nous pouvons examiner toutes les données que nous avions sur le site Web sous une forme bien organisée et sous forme de tableau.
Cette technique peut également être utilisée pour des pages contenant d’énormes quantités de données, que nous pouvons ensuite facilement analyser sur Excel.
11. Création d'un histogramme de données à l'aide de l'option d'analyse de données
Pour créer un histogramme, nous devons d’abord ajouter un complément à notre excel. Pour cela, vous devez d’abord accéder à Fichier> Options> Compléments . Une fois que nous avons vu la fenêtre / les options des compléments, nous devons nous assurer que les compléments Excel sont sélectionnés dans l’option Gérer située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue des options. Une fois que nous avons sélectionné les macros complémentaires Excel, il nous faudrait sélectionner Aller pour obtenir une boîte de dialogue pour les macros complémentaires. Dans cette boîte de dialogue, nous devrons vérifier Analysis ToolPak et cliquer sur OK.
Une fois que nous en avons terminé avec les conditions préalables ci-dessus, nous devons passer à l' option Analyse des données dans la section Analyse sous Données . En cliquant dessus, vous ouvrez une petite boîte de dialogue appelée Analyse des données. Dans cette boîte de dialogue, nous devrons sélectionner un histogramme et cliquer sur OK. Il nous demandera ensuite de définir une plage de données sur laquelle nous souhaitons créer notre histogramme. Nous pouvons ensuite sélectionner les options appropriées pour créer l'histogramme que nous souhaitons créer.
12. Mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle est un outil puissant qui intègre, comme son nom l'indique, les cellules de mise en forme conditionnelle à certaines conditions, par exemple, si nous devions mettre en surbrillance les étudiants ayant échoué à un examen de la classe en rouge, nous utiliserions alors conditionnelle. mise en forme.
Pour ce faire, nous aurions besoin de sélectionner les cellules à mettre en forme, puis nous cliquerons sur l'option de mise en forme conditionnelle, puis sur nouvelle règle pour créer une nouvelle règle à implémenter dans nos données. Dans l'exemple ci-dessous, tous les numéros de rôle marqués de 0 à 40 seront marqués d'un rouge.
13. Utilisation de la poignée de recopie pour copier le formatage (formatage avancé)
Une poignée de remplissage est un outil qui nous montre à quel point le logiciel nommé excel est conçu. Il fait partie des outils les plus faciles à utiliser dans Excel; Cependant, le type de travail qu’il accomplit est bien plus que la plupart des outils compliqués dont nous disposons. Imaginez ce que vous ressentiriez si on vous disait que vous devez simplement formater une ou deux cellules et que toutes les autres cellules seraient traitées par un simple clic et un glissement. Ce qu'il fait est qu'il recherche un motif dans les cellules et ensuite, lorsque vous le faites glisser, il remplit les valeurs qu'il juge appropriées.
Pour utiliser la poignée de recopie, vous devez aller dans le coin inférieur droit de votre cellule ou des cellules sélectionnées et vous verrez apparaître un "+" plein. Si vous le maintenez et le faites glisser, vous verrez la magie se produire.
Maintenant, un certain nombre d’options autorisées avec le formatage avec une poignée de remplissage sont expliquées ci-dessous.
Dans les images ci-dessous, vous pouvez voir les options que vous obtenez lors du remplissage de certaines cellules à l'aide d'une poignée de remplissage. les options incluent Copier les cellules, Remplir la série, Remplir la mise en forme uniquement et Remplir sans la mise en forme. Vous pouvez voir ce que font les 3 dernières options à partir des images accompagnant ce point.
14. Avoir une copie live transposée d'une table
Nous savons comment obtenir une copie transposée de nos données. Si certains d'entre vous ne vous inquiétez pas, ne vous inquiétez pas de la possibilité de copier les données à transposer, puis, tout en collant, recherchez les options de collage puis cliquez sur transposer. Je vais avoir une version transposée. Ceci étant une sorte d’opération normale de copier-coller ne créera qu’une version fixe transposée de la table originale.
Pour créer une version transposée en direct de vos données, vous devez faire un peu plus que simplement copier et coller. Pour cela, vous devez d'abord connaître le nombre de lignes et de colonnes dont vous disposez, puis sélectionner une version transposée de ces nombreuses colonnes et lignes. Par exemple, dans les images ci-dessous, vous pouvez voir que les données à copier ont 9 lignes et 2 colonnes, et la zone que nous sélectionnons après a 9 colonnes et 2 lignes.
Lors de la sélection de ces nouvelles colonnes et lignes, vous devez taper = Transpose ("coordonnées du coin supérieur gauche de vos cellules de données": "Coordonnées du coin inférieur droit de vos cellules de données"), dans les images ci-dessous, ils arriver à être a1 et b9, donc l'équation à entrer devient '= Transposer (A1: B9)', en entrant cette équation, vous aurez besoin d'appuyer sur ' Maj + Ctrl + Entrée ', et vous verrez la magie se produire .
Une nouvelle table transposée est ainsi créée, mais il s’agit d’une copie en direct de la table originale, c’est -à- dire que si vous apportez des modifications à la table originale, cette table sera également modifiée . Comme vous pouvez le voir dans les images ci-dessous, lorsque les données de B6 sont modifiées, les données de L10 changent automatiquement. Un petit compromis est que vous ne pouvez pas copier le format que les données du tableau original avait, et il est tout à fait évident du fait que 2 cellules jaunes ne portaient pas leur couleur jaune aux copies transposées en direct.
15. Entrer dans le microcartes Sparkline
Les microcharts Sparkline sont de petits graphiques ou diagrammes que vous pouvez placer dans une cellule. Ils ont été introduits dans MS Word 2010 et peuvent grandement améliorer la capacité de visualisation de nos données Excel. Pour en créer un, vous devez d’abord sélectionner les données à partir desquelles vous souhaitez créer un graphique sparkline, puis sélectionner Insertion> Ligne .
Là, il vous serait demandé de saisir l'emplacement de destination de votre graphique sparkline. Une fois que vous entrez la destination, vous aurez une belle carte sparkline qui vous attend.
Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre des astuces très cool sur Excel que vous ne connaissiez pas. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à demander dans la section commentaires.
