Le système manuel et informatisé est basé sur les mêmes principes, conventions et concept de la comptabilité. Cependant, ils ne diffèrent que par leur mécanisme, en ce sens que la comptabilité manuelle utilise un stylo et du papier pour enregistrer les transactions, tandis que la comptabilité informatisée utilise des ordinateurs et Internet pour entrer des transactions par voie électronique.
Dans cet article, vous pouvez trouver les différences substantielles entre la comptabilité manuelle et la comptabilité informatisée.
Tableau de comparaison
| Base de comparaison | Comptabilité manuelle | Comptabilité informatisée |
|---|---|---|
| Sens | La comptabilité manuelle est un système de comptabilité qui utilise des registres physiques et des livres de comptes pour la tenue des registres financiers. | La comptabilité informatisée est un système de comptabilité qui utilise un logiciel de comptabilité pour enregistrer les transactions financières par voie électronique. |
| Enregistrement | L'enregistrement est possible par le livre de l'entrée originale. | Le contenu des données est enregistré dans une base de données personnalisée. |
| Calcul | Tout le calcul est effectué manuellement. | Seule la saisie de données est requise, les calculs sont effectués par ordinateur. |
| La vitesse | Lent | Comparativement plus rapidement. |
| Ajustement des entrées | Il est fait pour la rectification des erreurs. | Cela ne peut pas être fait pour rectifier des erreurs. |
| Sauvegarde | Pas possible | Les entrées de transactions peuvent être sauvegardées et sauvegardées |
| Balance d'essai | Préparé si nécessaire. | La balance d'essai instantanée est fournie quotidiennement. |
| État financier | Il est préparé à la fin de la période ou du trimestre. | Il est fourni au clic de bouton. |
Définition de la comptabilité manuelle
La comptabilité manuelle, comme son nom l'indique, est le système de comptabilité sur papier, dans lequel les registres de journal et de grand livre, les pièces justificatives, les livres de comptes sont utilisés pour stocker, classifier et analyser les transactions financières d'une organisation. Il est souvent utilisé par les petits entrepreneurs, tels que les propriétaires uniques, les commerçants, etc. pour conserver un enregistrement des transactions commerciales, en raison de leur coût réduit.
Un des avantages du système de comptabilité manuelle est son accessibilité facile. Il est également caractérisé par la confidentialité, ce qui rend le piratage des informations sensibles gratuit. Néanmoins, les comptes manuels ne peuvent être préparés correctement que si le comptable possède une bonne connaissance de la comptabilité et de la comptabilité.
De plus, une erreur humaine, telle qu'un enregistrement incorrect de la transaction, l'omission de la transaction, la transposition des chiffres, etc., est susceptible de se produire lors de l'établissement des comptes manuels qui ne peuvent pas être ignorés.
Définition de la comptabilité informatisée
La comptabilité informatisée peut être décrite comme le système de comptabilité qui utilise le système informatique et un logiciel de comptabilité prédéfini, personnalisé ou sur mesure, pour conserver un enregistrement des transactions financières et générer des états financiers aux fins d'analyse.
Le système comptable informatisé repose sur le concept de base de données. La base de données de comptabilité est systématiquement maintenue, avec une interface active dans laquelle les programmes d’application de comptabilité et le système de reporting sont utilisés. Les deux éléments essentiels sont:
- Cadre comptable : Le cadre comprend des principes et une structure de regroupement pour la conservation des enregistrements.
- Procédure de fonctionnement : Il existe une procédure appropriée pour faire fonctionner le système afin de stocker et de traiter les données.
De plus, il nécessite une interface frontale, une base de données back-end, un traitement de base de données et un système de reporting pour stocker les données dans une application orientée base de données.
Les avantages de la comptabilité informatisée reposent sur sa rapidité, sa précision, sa fiabilité, sa lisibilité, ses informations mises à jour, ses rapports, etc.
Différences clés entre la comptabilité manuelle et informatisée
La différence entre la comptabilité manuelle et informatisée est expliquée ci-dessous en points:
- La comptabilité manuelle désigne la méthode de comptabilité dans laquelle les registres physiques des journaux et des grands livres, des pièces justificatives et des livres de comptes sont utilisés pour conserver une trace des transactions financières. D'autre part, la comptabilité informatisée implique la méthode de comptabilité, qui utilise un logiciel ou un logiciel de comptabilité, pour enregistrer les transactions monétaires, qui se produisent dans une organisation.
- En comptabilité manuelle, l’enregistrement de la transaction peut se faire par le livre de l’entrée initiale, c’est-à-dire le journal du journal. Inversement, en comptabilité informatisée, les transactions sont enregistrées sous forme de données, dans la base de données personnalisée.
- En comptabilité manuelle, tous les calculs, à savoir l'addition, la soustraction, etc. relatifs aux transactions sont effectués manuellement. En revanche, dans la comptabilité informatisée, il n’est pas nécessaire d’effectuer des calculs, ceux-ci étant effectués automatiquement par l’ordinateur.
- Dans la comptabilité manuelle, une personne reste constamment impliquée dans les comptes pour saisir et mettre à jour des transactions, ce qui est fastidieux et prend beaucoup de temps. Par contre, en comptabilité informatisée, une fois la transaction entrée, celle-ci est automatiquement mise à jour dans tous les comptes auxquels elle se rapporte et, par conséquent, le processus est comparativement plus rapide.
- Dans la méthode de comptabilisation manuelle, en cas d'erreur lors de la saisie et de l'enregistrement de la transaction dans les livres de comptes, des écritures d'ajustement peuvent être passées pour obtenir des résultats précis. En outre, des écritures d’ajustement sont également effectuées pour respecter le principe d’appariement, c’est-à-dire que les dépenses de l’exercice doivent correspondre aux recettes respectives. Par contre, dans la comptabilité informatisée, le journal et les pièces justificatives sont préparés pour respecter les principes de rapprochement, mais les écritures d’ajustements ne sont pas transmises pour rectifier une erreur sauf si l’erreur est une erreur de principe.
- L’un des avantages de la comptabilité informatisée, à laquelle manque la comptabilité manuelle, est qu’il n’existe aucun moyen de sauvegarder toutes les écritures et tous les états financiers, mais que, dans la comptabilité informatisée, les enregistrements comptables peuvent être sauvegardés et sauvegardés.
- Dans la comptabilité manuelle, la balance de vérification est préparée uniquement lorsque cela est nécessaire, alors que dans la comptabilité informatisée, la balance de vérification instantanée est fournie quotidiennement.
- Dans un système comptable manuel, les états financiers sont préparés à la fin de la période, c'est-à-dire de l'exercice. Au contraire, les états financiers sont fournis en un clic dans le système de comptabilité informatisé.
Conclusion
À mesure que le nombre de transactions commerciales augmente, il est difficile de gérer les comptes manuellement, car la mise à jour d'une transaction unique prend beaucoup de temps pour tous les comptes concernés. En comptabilité informatisée, un certain nombre de limitations de la comptabilité manuelle ont été supprimées. Chaque fois que les transactions se produisent, la saisie est effectuée et elle est automatiquement mise à jour dans tous les comptes concernés, dans la comptabilité informatisée.
