Les grandes entreprises ont besoin d’un système efficace pour la communication rapide d’informations et de messages, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Dans ce contexte, le téléphone est l’un des moyens les plus simples et les plus pratiques pour la communication instantanée, mais s’agissant de la preuve, les modes écrits sont considérés comme les meilleurs. Les documents écrits comprennent les notes de service, les notes, les lettres, les circulaires et les ordres utilisés par l’organisation.
L'article qui vous est présenté tente de faire la lumière sur la différence entre mémo et lettre.
Tableau de comparaison
| Base de comparaison | Note | Lettre |
|---|---|---|
| Sens | Mémo se réfère à un message court, écrit sur un ton informel pour la circulation de l'information entre bureaux. | Les lettres sont un type de communication verbale, qui contient un message compressé, transmis à la partie externe à l'entreprise. |
| La nature | Informel et concis | Formel et informatif |
| Échangé entre | Départements, unités ou supérieurs hiérarchiques au sein de l'organisation. | Deux maisons d’affaires ou entre l’entreprise et le client. |
| Longueur | Court | Relativement long |
| Signature | La signature n'est pas requise dans un mémo. | Une lettre est dûment signée par l'expéditeur. |
| la communication | Un à plusieurs | Un par un |
| Contenu | L'utilisation du jargon technique et du pronom personnel est autorisée. | Des mots simples sont utilisés et écrits à la troisième personne. |
Définition du mémo
Le mémo est un raccourci pour le mémorandum, ce qui signifie une note ou un enregistrement pour toute utilisation future. C'est un message court utilisé comme moyen de communication informelle au sein de l'organisation, pour la transmission d'informations par écrit. Il peut s'agir d'une communication entre bureaux, d'un mémorandum de bureau ou d'une correspondance entre bureaux, plutôt que d'un mémorandum.
L'objectif principal des mémos est de diffuser les politiques, procédures et activités officielles connexes. Celles-ci sont écrites dans une perspective universelle et peuvent avoir différentes finalités, telles que transmettre des nouvelles, des instructions et des informations à plusieurs destinataires, appeler les gens à l'action ou à des réunions.
On peut utiliser un ton informel et des pronoms personnels dans le mémo. Il n’est pas nécessaire d’utiliser une formule de salutation et une clôture complémentaire.
Définition de lettre
Une lettre commerciale peut être définie comme la forme de communication écrite, contenant un message long, adressée à la partie externe à l'organisation, à savoir fournisseur, client, fabricant ou client. Cela commence par une salutation, écrite professionnellement à la troisième personne et se termine de manière complémentaire par une signature.
La relation entre l'expéditeur et le destinataire joue un rôle important dans la détermination du style général dans lequel la lettre est rédigée. Celles-ci sont utilisées pour un certain nombre de raisons, telles qu'une demande d'informations ou de commentaires, la passation d'une commande, le dépôt de plaintes ou de réclamations, la recherche d'informations ou le suivi.
La lettre est imprimée, dactylographiée ou écrite sur le papier à en-tête, qui contient les détails de la société, tels que nom, adresse, logo, etc. Les lettres commerciales servant de preuve aux deux parties concernées, elles doivent respectueux pour obtenir une réponse immédiate.
Différences clés entre le mémo et la lettre
Les points présentés ci-dessous expliquent la différence entre mémo et lettre:
- Le mémo peut être défini comme un message court, écrit de manière informelle pour communiquer certaines informations aux membres de l'organisation. Inversement, les lettres peuvent être comprises comme un moyen de communication verbale contenant un bref message adressé à une partie externe à l'entreprise.
- Une note utilise un ton informel et va droit au but. À l’autre extrême, les lettres sont très formelles et contiennent beaucoup d’informations.
- L'utilisation du mémorandum est interne à l'organisation, en ce sens qu'il est échangé entre deux départements, ou unités, ou envoyé par le responsable pour informer les subordonnés. Par contre, l’utilisation de la lettre est de nature externe, car elle est échangée entre deux maisons d’affaires ou entre l’entreprise et le client.
- Pour ce qui est de la longueur, les lettres sont plus longues que le mémo.
- Il n'y a aucune exigence de signature dans le mémo, car il est utilisé au sein de l'organisation. Cependant, la lettre doit être dûment signée par celui qui l’envoie.
- Les mémos sont écrits pour informer ou diriger un département ou un nombre d'employés sur un sujet donné et sont donc généralement écrits d'un point de vue général, comme la communication de masse. Contrairement à cela, les lettres sont privées puisqu'elles s'adressent à une partie ou à un client particulier. Il s'agit donc d'une forme de communication interpersonnelle un à un.
- Les jargons techniques sont couramment utilisés dans les mémos, ainsi que les pronoms personnels. Contrairement aux lettres, les lettres évitent l’utilisation de jargons techniques et de termes difficiles à comprendre. De plus, les lettres sont écrites à la troisième personne.
Conclusion
Un mémo est un outil essentiel pour la communication d’entreprise, utilisé pour transmettre une information particulière à de nombreuses personnes travaillant dans la même organisation. Il a un rôle important à jouer dans l'enregistrement des activités commerciales quotidiennes et peut être utilisé à titre de référence future.
En revanche, les lettres sont considérées comme le meilleur mode de communication écrite, pouvant être utilisé pour donner ou rechercher des informations à / à une partie externe. Il est utile de persuader le destinataire de faire ce que veut l'auteur.
