Il n’ya pas de doute que le courrier électronique a révolutionné la façon dont nous communiquons. Et même si les gens préfèrent de plus en plus des réseaux sociaux et des applications de messagerie instantanée pour bavarder avec des amis, la vérité demeure que, lorsqu'il s'agit de bien communiquer, le courrier électronique reste le support privilégié.
Des universités aux grandes entreprises mondiales, des étudiants aux PDG, le courrier électronique est utilisé un peu partout, et par tous. Cela dit, nous avons presque tous plusieurs adresses électroniques, avec un ou plusieurs des nombreux fournisseurs de messagerie. Mais la vraie question est: confirmons-nous le (s) protocole (s) d'utilisation correcte du courrier électronique?
Si vous n'êtes pas sûr de la réponse, cet article, qui souligne les étiquettes de base que tout le monde devrait suivre, est destiné à vous. Alors sans plus tarder, les voici.
Etiquettes Email Basiques
1. Utilisez une adresse électronique de qualité professionnelle
Votre adresse e-mail est souvent considérée comme une indication de votre personnalité. Pour cette raison, il est important de disposer d'une adresse électronique de qualité professionnelle, généralement composée de vos prénom et nom, qui constituent la partie "nom d'utilisateur" . Ceci est d'autant plus important si vous envisagez d'utiliser l'adresse électronique pour une communication professionnelle (par exemple, l'envoi de CV aux recruteurs, la fourniture d'échantillons de travail aux clients).
Si le nom d'utilisateur de votre choix n'est pas disponible, vous pouvez ajouter un numéro de votre choix (date de naissance, par exemple) pour en obtenir un . Pour citer quelques exemples, [email protected] ou [email protected] peuvent être considérés comme de bons choix. De l’autre côté, utilisez quelque chose comme [email protected] ou [email protected], et vous pouvez être à peu près sûr que vos emails ne seront même pas ouverts par les destinataires.
Conseil: dans la mesure du possible, utilisez une adresse électronique distincte pour tous vos besoins professionnels. Et si cela ne vous dérange pas de dépenser quelques dollars, il vaut mieux opter pour la messagerie hébergée avec votre propre domaine.
2. Toujours inclure un sujet et le garder clair et concis
La ligne d'objet est l'un des composants les plus importants de l'e - mail, car elle fournit immédiatement au destinataire une idée des informations incluses dans l'e-mail . C'est pourquoi tous vos courriels devraient avoir une ligne de sujet, même si le contenu n'est pas si important. Le fait de laisser la ligne d'objet en blanc est perçu comme une imprudence de la part de l'expéditeur.
Plus important encore, la ligne d'objet doit être concise et concise afin que le destinataire puisse extraire le contenu du courrier le plus rapidement possible. Vous trouverez ci- joint quelques exemples de rapport de projet , d’ enquête de performance - demande de réponse rapide , etc.
3. Utilisez des polices standard et un formatage minimal
Peu importe à quel point vous aimez ces polices sophistiquées que vous avez sur votre PC, elles sont absolument no-no quand il s'agit de composer des emails. En effet, si vous utilisez une police non standard et qu'elle n'est pas installée sur l'ordinateur du destinataire, le texte de l'e-mail n'apparaîtra pas comme prévu . C'est la raison pour laquelle la plupart des services de messagerie ne disposent que de quelques polices standard, serif et sans-serif (par exemple, Times New Roman, Arial) disponibles pour la composition de courriers électroniques. Et vous devriez vous en tenir à eux.
Aussi, gardez le formatage dans votre email le moins possible. Sauf si vous devez mettre l'accent sur une section, une ligne, etc., dans le contenu de l'e-mail, évitez d'utiliser des surbrillances et des couleurs pour le texte . En fait , la couleur du texte de l'e-mail ne devrait être que noire, car c'est la plus lisible.
4. Évitez les fautes de frappe, l’usage incorrect de la grammaire et les erreurs de ponctuation
Bien que tout le monde ne soit pas nazi par sa grammaire, il n’est pas criminel d’avoir une faute de frappe involontaire dans deux courriels, une utilisation incorrecte de la langue, une structure de phrase, etc., donne généralement une impression négative au destinataire. Il est donc extrêmement important de vérifier trois fois le sujet, le corps et tous les autres éléments textuels d'un courriel afin de détecter d'éventuelles erreurs de grammaire et de ponctuation par inadvertance (et de les corriger, le cas échéant) avant de cliquer sur le bouton "Envoyer".
De plus, vous ne devez jamais utiliser plusieurs signes de ponctuation (par exemple !!!) dans vos courriels. Il en va de même pour les mots d'argot (par exemple, LMAO), les contractions populaires (par exemple, le Gotcha!) Et les émoticônes. Toutes ces choses ont l'air très immatures et peu professionnelles, et il vaut mieux les laisser pour les réseaux sociaux et les discussions instantanées uniquement.
Conseil: veillez toujours à mettre les mots, phrases, etc. en majuscule dans vos courriels. Un email (ou autre chose, d'ailleurs) ne devrait jamais, jamais être composé en TOUT CAPS, car il est considéré comme l'équivalent d'Internet de crier.
5. Donnez des noms descriptifs aux pièces jointes
Plus souvent qu'autrement, nous devons envoyer / recevoir plusieurs fichiers en pièces jointes avec nos courriels. Bien que cela soit vraiment nécessaire, rien ne pourrait être pire que de recevoir un courrier électronique chargé de nombreux fichiers nommés de manière aléatoire (par exemple, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) qui n’ont aucun sens. Ainsi, chaque fois que vous envoyez des pièces jointes avec un courrier électronique, renommez-les avec des noms de fichiers descriptifs, afin que le destinataire connaisse instantanément leur contenu, sans avoir à les ouvrir. Par exemple, si vous envoyez votre CV à un employeur potentiel, nommez-le CurrentResume_JohnDoe . Simple et facile.
De plus, si vous avez l'intention d'envoyer un grand nombre de pièces jointes (par exemple 20) avec un courrier électronique, il est préférable de les combiner d'abord dans une archive compressée . Pour plus de clarté, vous pouvez mentionner séparément des détails tels que le nombre de pièces jointes, la taille totale de l'archive, etc. dans le corps du message.
6. Toujours inclure une signature
Une signature est nécessaire pour bien fermer ou terminer le corps du message . Mais plus important encore, il confère également une «authenticité» au courrier électronique et à son contenu . Tous vos courriels devraient donc inclure votre signature. Il vous suffit de créer et d’enregistrer une signature dans les paramètres de l’e-mail. Elle sera automatiquement ajoutée à la fin de chaque e-mail que vous composez.
Parler de «quoi» devrait être inclus dans la signature, c'est quelque chose que vous devriez décider, car cela varie d'une personne à l'autre. Cela étant dit, en règle générale, vous pouvez inclure des informations de contact (numéro officiel, adresse électronique secondaire, par exemple), ainsi que des liens vers vos profils sociaux . En un mot, une signature devrait vous servir de carte de contact numérique. Mais ne surchargez pas trop d'informations inutiles.
7. Accuser réception des emails
Le courrier électronique moderne a tellement avancé qu’une fois que vous avez cliqué sur le bouton «Envoyer», vous pouvez être certain à 200% qu’il atteindra la boîte de réception du destinataire, une ou deux secondes plus tard. Cependant, comme pour toute technologie, le courrier électronique peut également souffrir de temps d'arrêt . Donc, une fois que vous avez reçu un courrier électronique (surtout s'il est important), accusez réception de son courrier en répondant à l'expéditeur par un petit message.
Même s'il n'est pas possible de reconnaître tous les courriels que vous recevez, vous devriez essayer de le faire. Plus important encore, vous devriez accuser réception du courrier électronique qui vous a été envoyé par erreur, car l'expéditeur pourrait attendre une réponse de l'autre côté. Cela permettra à l'expéditeur de se rendre compte de l'erreur et permettra également d'éviter quelques ennuis au destinataire prévu de l'e-mail.
8. Utilisez les salutations appropriées
Lorsque nous parlons en face à face ou même au téléphone, nous commençons toujours par les saluer. Et la même règle s'applique également aux courriels. Vos courriels devraient donc toujours présenter les salutations voulues au (x) destinataire (s). Selon le destinataire de votre message, le message peut être formel (par exemple, cher M. Johnson, professeur Keller) ou informel (bonjour Adam, bonjour Jenna) . De même, la fin (par exemple, Cordialement, Cordialement) doit avoir le même ton sous-jacent que la salutation de début, ainsi que le message général.
Il est à noter que vous devriez vous abstenir d'utiliser des salutations extrêmement informelles et d'usage quotidien (par exemple quoi de neuf?) Dans les courriels . Il va sans dire que cela est considéré comme assez peu professionnel.
9. N'utilisez pas Répondre à tous les coups
Il arrive parfois que vous receviez un courrier électronique qui est également envoyé à plusieurs autres destinataires (par exemple un avis important dans une entreprise). Mais lorsque vous répondez à de tels messages, vous utilisez rapidement l'option «Répondre à tous» . Cela envoie non seulement la réponse à l'expéditeur d'origine, mais à tous les autres destinataires du courrier électronique, que la réponse leur soit destinée ou non . C'est un moyen idéal d'encrasser les boîtes de réception des destinataires.
Pour cette raison, soyez prudent lorsque vous répondez à des courriers électroniques avec plusieurs destinataires et utilisez l'option «Répondre» . N'utilisez l'option "Répondre à tous" que si vous êtes certain à 100% que votre réponse s'adresse à toutes les personnes figurant dans la liste des destinataires.
10. Utiliser correctement les champs Cc et Cci
Outre les champs «À», les champs « Cc » et « Cci » sont connus de tous ceux qui ont déjà reçu un courrier électronique. Mais même après cela, la plupart des gens finissent par les utiliser de manière inappropriée. Voici un aperçu de ce qu’ils sont et du moment où ils devraient être utilisés :
- Cc: représente la copie carbone. Si vous souhaitez envoyer un courrier électronique à certains destinataires, mais que vous ne voulez pas qu'ils sachent que cet e-mail est “juste” destiné à eux, entrez leurs adresses e-mail dans ce champ. Chaque destinataire peut voir les adresses électroniques d’autres personnes dans le champ Cc.
- Cci: abréviation de Blind Carbon Copy. Si vous souhaitez envoyer un courrier électronique à plusieurs destinataires mais que vous souhaitez qu'ils se considèrent comme les destinataires uniques du courrier électronique, entrez leurs adresses électroniques dans ce champ. Chaque destinataire figurant dans un champ Cci ne peut voir que sa propre adresse électronique, pas celle des autres. Cette option convient mieux à la vie privée.
11. Répondre aux emails en temps opportun
Étant donné le nombre de courriels que nous recevons quotidiennement, il est presque impossible de répondre à tous immédiatement. Cependant, même si votre priorité est un peu faible, vous devez essayer d'y répondre dans les meilleurs délais . En règle générale, cela devrait se faire dans les 24 à 48 heures suivant la réception d'un courrier électronique. Et si vous ne parvenez pas à répondre aux e-mails pendant un certain temps (en raison d'une pause, par exemple), utilisez la fonction de répondeur automatique ou de répondeur en vacances, qui est fournie par la plupart des services de messagerie.
12. Formater correctement les emails avant de les transférer
Dès que vous cliquez sur le bouton "Transférer" d' un e-mail, l'intégralité du message (y compris les images, le texte mal aligné, etc. qu'il est susceptible d'avoir) est étrangement indentée à droite et insérée dans un e-mail vierge afin que vous puissiez entrer les identifiants de messagerie des destinataires et les envoyer. Cela perturbe non seulement la mise en forme de l'e-mail d'origine, mais introduit également beaucoup d'espaces blancs et de symboles supplémentaires (>) dans le bloc de l'e-mail transféré, ce qui rend l'e-mail presque illisible.
Pour le trier, vous devez formater correctement le courrier électronique transféré, lorsqu'il est incorporé dans un courrier vierge . Cela inclut la suppression de l’espace blanc supplémentaire, ainsi que la suppression des caractères supplémentaires, des lignes vierges, etc.
Utilisez le courrier électronique comme il est censé être utilisé
Comme il s'agit du principal moyen de communication dans le monde connecté à Internet d'aujourd'hui, il est extrêmement important que le courrier électronique soit utilisé conformément aux règles appropriées, qui incluent tout, de la manière dont vous accueillez les destinataires jusqu'au style de police que vous choisissez. Et les etiquettes décrites ci-dessus vous aident à y parvenir, offrant ainsi une expérience de courrier électronique globalement meilleure et productive. Alors essayez-les et laissez-nous savoir vos favoris dans les commentaires ci-dessous.
